x

Tedarikçi Denetimi Yazılımı

Suswise
9/15/2022

Tedarikçi denetimi yazılımı ile tedarikçilerin denetlenmesi güvenli gıda üretimiyle ilgili tüm standartlar açısından önemli bir yere sahiptir ve gıda üretiminin temelinin oluşmasında önemli rol oynar. Bir işletmenin daha kaliteli ürün üretebilmesi için ihtiyaç duyduğu adımların başında tedarikçilerin denetlenmesi gelir. Tedarikçi olarak bahsettiğimiz kişi ya da kişiler; firmalara hammadde, yardımcı malzeme, ambalaj malzemesi temin eden kaynaklardır. Ve bu tedarikçilerin, bir tedarikçi denetimi yazılımı ile denetimlerini kolaylıkla gerçekleştirmeleri mümkündür.

Günümüzde işletmelerin çok daha güvenli ve kaliteli ürünler üretebilmeleri, markalarının piyasa içerisinde daha başarılı bir şekilde ilerlemeleri adına mevcut ya da yeni tedarikçilerinin denetime tabi tutulmaları gerekir. Tedarikçi denetimi yazılımı ile denetim gerçekleştirilirken hedef, tedarikçi firmanın gelişmesini, varsa eksikliklerin giderilmesini, işletmeye kaliteli malzeme temin etmesini ve yasalara uygun halde malzeme üretmesini sağlamaktır. Denetimler, işletmenin standartlarına uygun bir şekilde gerçekleştirilir. Dolayısıyla oluşabilecek tüm sorunlar ya da uygunsuzlukların çıkmasını engellemede önemli rol oynamaktadır. Bunun yanı sıra tedarikçi denetimi yazılımı, işletmenin büyüyerek, rakipleri arasında ön sıralarda yer almasına olanak sağlar.

Tedarikçi firmaların tedarikçi denetimi yazılımı ile denetleniyor olması, firmanın kendini iyileştirebilmesi ve geliştirmesi açısından oldukça önemlidir. İşletme açısından firmanın denetlenmesi ise, çok daha kaliteli hammaddeye ve malzemeye ulaşması anlamına gelir. Her işletmenin kendine ait yeterlilikte belgeleri mevcuttur. Nasıl ki işletmenin GFSI onaylı belgesi varsa, tedarikçi firmanın da aynı belgeden edinmiş olması gerekir. Yani işletme ve tedarikçi firma aynı seviyede kaliteli ve güvenli üretim yapma konusunda birbirleriyle entegre olmalıdırlar. Eğer böyle bir belge mevcut değilse, tedarikçi denetimi yazılımı ile denetim yerinde gerçekleşir ya da uzman bir denetçi tarafından işletme adına denetlenir. Denetim gerçekleştirilirken tedarikçi denetimi yazılımında soru listeleri olmalı ve bu listelerde yer alması gereken temel maddeler bulunmalıdır. Bu maddeler; HACCP, izlenebilirlik, kalite ve ürün güvenliği, taklit-tağşiş olarak örneklendirilebilir ve aynı zamanda standarta göre değişebilmektedir. 

Yönetim sisteminizi sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak, uygun tedarikçilerle çalışmanız ya da onların sistemlerini de sizin yönetim sisteminize uygun olacak şekilde geliştirmeniz gerekir. Tedarikçinin yönetim sistemini, işleyişini etkin şekilde kontrol etmenizin yolu; onların yetkin bir denetçi tarafından hazırlanmış soru listeleri ile denetlenmesidir. İhtiyacınız olan soru listesi eğer elinizde mevcut ve şirketinizin beklentilerini tam anlamıyla karşılıyor ise, sisteme excel formatında yükleyip sahada hemen denetimlere başlayabilirsiniz.

Tedarikçi soru listesi hazırlamak belli bir yetkinlik ve tecrübe gerektirir. Soru listesi hazırlayacak tecrübeye henüz sahip değilseniz ya da sisteminizi geliştirmek için daha detaylı soru listesine ihtiyacınız varsa Suswise’da, Suswiser adını verdiğimiz tecrübeli profesyonellerden ihtiyacınız olan soru listesini satın alabilirsiniz. Tedarikçi denetimi yazılımının Suswise’daki versiyonu Soru Listesi/QuickCheck uygulamasıdır.

Tedarikçinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için tedarikçi denetimi yazılımına göre tedarikçinin uygusuzluklarının kök nedenlerini kapatarak gelişmesi beklenir. Ürün güvenliği üzerine çalışılan standartlarda, örneğin BRCGS, IFS ve FSSC’de, tedarikçilerin hangi koşullarda tedarikçi denetimi yazılımı içerisinde yer alan soru listeleri ile yerinde denetleneceği ayrıca net şekilde tanımlanmıştır.

Sahada telefon ya da tablet ile denetim yaparken, tedarikçi denetimi yazılımına göre soru listesinde ilgili sorunun içinde uygunsuzluğu yazdıktan sonra anında fotoğrafını da çekip sisteme yükleyebilirsiniz. Böylece bilgisayar başında soru listesi ile fotoğrafını birleştirme zahmetinden ve zaman kaybından kurtulursunuz. Sahada tedarikçi denetimi yazılımı kullanarak denetimi gerçekleştirirken yazdığınız uygunsuzluk için anında görev atayabilirsiniz. Görevi atayacağınız ekip arkadaşınızı, termini seçebilir; gerekli ise kök neden analizi isteyebilirsiniz. Görev kapandıktan sonra görevin kontrolü için onaylayan kişiyi atayabilirsiniz. Böylece denetim sonrasında ayrıca uygunsuzluk yazma, uygunsuzluklar için görev atama zahmetinden ve zaman kaybından kurtulursunuz.

Tedarikçi denetimi yazılımına göre denetimi gerçekleştirirken yazdığınız uygunsuzlukları ekip arkadaşlarınız tek bir sayfadan takip ederek, kendilerine atanan görevleri, gerekli ise kök nedenleri ile kapatıp, kapatma fotoğrafları ile onaylayana gönderebilirler. Onaylayanlar da tüm onay süreçlerini yine tek ekran üzerinden yönetebilirler. Onay için gönderilen kanıtları yeterli bulmaz ise ret ederek geri gönderebilir. 

Tedarikçi denetimi yazılımıyla uygun denetim yapan yetkili kişi, tüm görevlerin durumunu yine Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması üzerinden tek bir ekrandan kontrol eder. 

Bir denetimi gerçekleştirmek kadar ondan detaylı bir rapor çıkarmak da oldukça önemlidir. Suswise’da tedarikçi denetimi yazılımı ile sadece puanlamaya göre rapor almakla kalmaz aşağıdakiler hakkında da detaylı rapor çıkarabilirsiniz: 

İlk denetimi gerçekleştirdiğinizde bölüm bazında başarı yüzdesi,

Görevler tamamlandıkça değişen başarı yüzdesi,

Bölümlere göre bekleyen, tamamlanan ve süresi dolan görevler,

Departmanlara göre bekleyen, tamamlanan ve süresi dolan görevler,

Uygunsuzluklar ile ilgili görevlendirileni, görevin başlangıç ve bitiş tarihini, görevin tamamlanma durumunu, görevin tamamlanma tarihini, uygunsuzluğu kapatmak için yapılanları ve kök neden detaylarını dilediğiniz an görebilirsiniz. 

Tedarikçiye gönderdiğiniz soru listesindeki, “soru listesini gönderdim ama acaba doldurdu mu?" kaygısı ortadan kalkar. Ya da fazla tedarikçiniz olduğunda gönderilen soru listesini mailinizde arayıp bulmaya çalışma, denetim stresi ile bulamama gibi durumlar da yine Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması ile çözülür. 

Tedarikçi denetimleri sonrasında açtığınız uygunsuzluklar için tedarikçinizin kendi ekip arkadaşlarından kimlerini görevlendirdiğini, görevlerin zamanında kapanıp kapanmadığını yine Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması ile takip edebilir, eğer tedarikçi tarafından alınan aksiyonları yeterli bulmazsanız sistem üzerinden ret ederek daha fazla aksiyon almalarını isteyebilirsiniz.

Tedarikçi denetimi yazılımı olarak Suswise'ın QuickCheck uygulamasını kullanabilirsiniz. Soru listenizi kolayca aktarın ve hemen kullanmaya başlayın. 

http://suswise.com