x

İç Denetim/Tetkik Soru Listesi/QuickChek Yazılımı

Sibel Taşhan Yurtseven
10/7/2022

İç denetim/tetkik soru listesi; işletmenizde eğer bir yönetim sistemi uyguluyorsanız, uyguladığınız yönetim sistemine göre ihtiyacınız olan iç denetimler için ihtiyacınız olan soru listesidir. İç denetimlerin sıklığı, uyguladığınız standarda göre değişiklik gösterse de tüm yönetim sistemi standartları sizden senede en az bir kez, iç denetim/tetkik soru listesi kullanarak bir iç denetim ister. Eğer ürün güvenliği üzerine çalışıyorsanız denetim sıklığınız senede birden daha fazla olacak şekilde gerçekleşebilir. Denetim sıklığı yine standarda bağlı olarak, denetim sıklığı risk analizine göre belirlenir ve iç denetim/tetkik soru listesi ile gerçekleştirilir. 

İç denetimi gerçekleştirmek için de öncelikli adım, denetimi gerçekleştireceğiniz iç denetim/tetkik soru listelesini hazırlamaktır. “Kendi hazırladığım iç denetim/tetkik soru listesi yeterli ve benim şirketimin ihtiyaçlarını tam olarak karşılıyor” diyorsanız da, soru listenizi Suswise Soru Listesi/QuickCheck Uygulaması üzerine excel şeklinde yükleyerek, yüklediğiniz  iç denetim/tetkik soru listesi ile sahada hemen denetime başlayabilirsiniz. Fakat eğer bir soru listeniz yok ise ve bir iç denetim soru listesi hazırlayacak yetkinliğe henüz sahip değilseniz Suswise’da, Suswiser adını verdiğimiz tecrübeli profesyonellerden ihtiyacınız olan iç denetim/tetkik soru listesini satın alıp hemen uygulamaya başlayabilirsiniz. 

Suswise Soru Listesi/QuickCheck Uygulaması ile iç denetimlerinizin yanında GMP ve saha denetimlerinizi, bayi ve şube denetimlerinizi, hizmet aldığınız depolarınızın denetimini, tedarikçi denetimlerinizi, tedarikçi soru listelerinizi, yeni bir yönetim sistemi standardına başlarken mevcut durum değerlendirmek için öz değerlendirmenizi, bir yönetim sistemi ya da yönetim sistemi iyileştirme projenizi yönetebilirsiniz.

İç denetim/tetkik soru listesini oluştururken, her bir sorunun karşılığında Suswise içinde verilen puan, denetim sonunda her bir bölüm için daha etkin bir karşılaştırma yapmanızı sağlar. Örneğin; üretim bölümü denetim sonunda %80 başarılı iken, bakım bölümü %70 başarılı şeklinde bir karşılaştırma yapabilirsiniz. Bunun yanı sıra iç denetim/tetkik soru listesini oluştururken, her bir sorunun karşılığında Suswise içinde verilen puan, sadece bölümleri etkin şekilde karşılaştırmanızı sağlamaz, aynı zamanda 2021 yılındaki iç denetiminizin başarı oranınız ile 2022 yılındaki başarı oranınızı karşılaştırabilirsiniz. İç denetim yaptığınız tedarikçilerinizin aynı yıl içindeki başarı yüzdelerini de karşılaştırabileceğiniz gibi, aynı tedarikçinin son beş yıldaki gelişim durumunu da yine Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması ile takip edebilirsiniz.

Sahada telefon ya da tablet ile denetim yaparken, iç denetim/tetkik soru listesine göre ilgili sorunun içinde uygunsuzluğu yazdıktan sonra anında fotoğrafını da çekip sisteme yükleyebilirsiniz. Böylece bilgisayar başında soru listesi ile fotoğrafını birleştirme zahmetinden ve zaman kaybından kurtulursunuz. İç denetim/tetkik soru listesi sayesinde denetimi gerçekleştirirken yazdığınız uygunsuzluk için anında görev atayabilirsiniz. Görevi atayacağınız ekip arkadaşınızı, termini seçebilir; gerekli ise kök neden analizi isteyebilirsiniz. Görev kapandıktan sonra görevin kontrolü için onaylayan kişiyi atayabilirsiniz. Böylece denetim sonrasında ayrıca uygunsuzluk yazma, uygunsuzluklar için görev atama zahmetinden ve zaman kaybından kurtulursunuz.

İç denetim/tetkik soru listesine göre denetimi gerçekleştirirken yazdığınız uygunsuzlukları ekip arkadaşlarınız tek bir sayfadan takip ederek; kendilerine atanan görevleri, gerekli ise kök nedenleri ile kapatıp, kapatma fotoğrafları ile onaylayana gönderebilirler. Onaylayanlar da tüm onay süreçlerini yine tek ekran üzerinden yönetebilirler. Onay için gönderilen kanıtları yeterli bulmaz ise ret ederek geri gönderebilir. 

İç denetim/tetkik soru listesine uygun denetim yapan yetkili kişi, tüm görevlerin durumunu yine Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması üzerinden tek bir ekrandan kontrol eder. 

Bir denetimi gerçekleştirmek kadar ondan detaylı bir rapor çıkarmak da oldukça önemlidir. Suswise Soru Listesi/QuickCheck uygulaması sayesinde sadece puanlamaya göre rapor almakla kalmaz aşağıdakiler hakkında da detaylı rapor çıkarabilirsiniz: 

  • İlk denetimi gerçekleştirdiğinizde bölüm bazında başarı yüzdesi,
  • Görevler tamamlandıkça değişen başarı yüzdesi,
  • Bölümlere göre bekleyen, tamamlanan ve süresi dolan görevler,
  • Departmanlara göre bekleyen, tamamlanan ve süresi dolan görevler,
  • Uygunsuzluklar ile ilgili görevlendirileni, görevin başlangıç ve bitiş tarihini, görevin tamamlanma durumunu, görevin tamamlanma tarihini, uygunsuzluğu kapatmak için yapılanları ve kök neden detaylarını dilediğiniz an görebilirsiniz. 

Mevcut sisteminizi soru listesi ile denetlemek için Suswise Soru Listesi/QuickCheck Uygulamasını kullanabileceğiniz gibi yeni bir sistem kurmak için ya da yeni bir projeye başlamak için de tecrübeli Suswiser’larımızın sizin için hazırladıkları soru listeleri ile hemen uygulamaya başlayabilir, bu sefer Suswise Soru Listesi/QuickCheck Uygulamasını projenizi yönetmek, görevleri atamak, atanan görevleri takip etmek, zamanında yapılıp yapılmadıklarını kontrol etmek için kullanabilirsiniz. 

İç denetiminizi sağlıklı bir şekilde gerçekleştirmek için ihtiyacınız olan soru listelerine aşağıdaki bağlantıya tıklayarak ulaşabilirsiniz:

http://suswise.com

Hazırlayan: Sibel Taşhan Yurtseven, Lead Auditor for GFSI Approved Standards