Gizlilik ve Tarafsızlık Prosedürü

Gizlilik ve tarafsızlık prosedürü, işletmelerin hizmet verdiği tüm müşterilerine ait ticari sırlarının korunduğu prosedürdür. İşletme, müşterilerinden gelen her bilgiyi ve belgeyi saklı tutmakla yükümlüdür. Sunulan hizmetlerden çıkarılan verilerin değerlendirilmesi de tarafsız bir şekilde gerçekleşmelidir. Bu gizlilik ve tarafsız tutum hem işletme yönetimi hem de personel olmak üzere işletmenin tüm birimleri için geçerli olmakta ve işletme tüm çalışmalarını bu ilkeyi benimseyerek sürdürmektedir. 

Gizlilik ve tarafsızlık prosedüründeki “gizlilik” kısmını iki farklı boyutta ele alabiliriz. İlk boyut yasal boyuttur; prosedür dahilinde gizli tutulan tüm sırların korunması, yasal kapsamda gerçekleşmektedir; bu durum da işletmenin hukuk ilkelerine bağlı olduğunu gösterir. Söz konusu sırlar ancak ilgili kişilerle, yasal otoritelere müşterinin bilgilendirilmesi koşuluyla paylaşılabilir. Paylaşımda bulunulurken bilgiyi isteyen kişi ya da kişilerin kimliliğinin gizli tutulması esas alınır. Haricinde, gizlilik ve tarafsızlık prosedürü gereği müşteriden gelen her bilgi ve belge, işletme sınırları içerisinde kalır, kişi veya kuruluşlarla paylaşılmaz. İşletmeye staj, denetleme veya benzeri sebeple gelen ziyaretçiler, konumu her ne olursa olsun, ortamda şahit oldukları verileri gizlemekle ve bir üçüncü şahıs ya da kurumla paylaşmamakla yükümlüdür.

Bir diğer boyut ise, verilerin korunmasından doğan etik boyuttur. Gizlilik ve tarafsızlık prosedürünü uygulayan her kurum, müşterilerinin ticari bilgilerinin sorumluluğunu yüklendiği anlamını taşır. Bu prosedüre bağlı kalan her işletme, müşterilerinin ticari sırlarını güvence altında tutar. Kurum açısından değerlendirildiğinde bu durum bize, o kurumun ahlaki bir bakış açısıyla çalışmalarını sürdürdüğüne işaret eder. İşletme, müşterisine ait kayıtlara, rapor ya da tutanaklara, bunlardan sorumlu olmayan kişilerin erişimini engeller ve gizlilik ve tarafsızlık prosedürü gereği gizliliğin ihlal edilmesi durumunun önüne geçmiş olur. Böylece olası çıkar çatışmaları da engellenmiş olur. Gizlilik ve tarafsızlık prosedürüne bağlı kalan kurumun müşterisi, çalışma süresince kurumun saydam bir işleyişe sahip olduğunu bilir. Ticari sırların sadece kurum içinde kalarak kimseyle paylaşılmaması, müşteri açısından da işletmeyi değerli kılar. Neticede kurum ve müşteri arasında bir güven bağı kurulmuş olur. Birlikte çalışılan süre boyunca karşılaşılan herhangi bir çıkar çatışması durumunda dahi tüm verilerin gizli tutulmaya ve gizlilik ve tarafsızlık prosedürüne bağlı kalmaya devam edilmesi bu açıdan epey önemlidir. 

Sunulan hizmetlerden çıkarılan sonuçlar, değerlendirmeye tabi tutulur. Burada da gizlilik ve tarafsızlık prosedürünün “tarafsızlık” kısmı devreye girer. Değerlendirmeler yapılırken alınan objektif tavır, işletmenin hali hazırda hizmet verdiği ve vereceği firmalara, bu firmalar bünyesinde çalışan kişilere karşı da belirli bir sorumluluk duygusuyla işine bağlı olduğunu göstermektedir. Bahsettiğimiz objektif tavır, sonuçlar üzerinde oynama yapılmasına izin vermez ve nasıl sonuçlanmış ise müşteriye o şekilde teslim edilmesine olanak sağlar. Gizlilik ve tarafsızlık prosedürünün tarafsızlık ilkesinde tutarlı ve önyargısız olmak önemlidir. Eşit şartlarda değerlendirme, tarafsızlık ilkesi gereği her şeyden önce gelir. Tarafsızlığı tehlikeye atacak olası bir durumda, işletme gizlilik ve tarafsızlık prosedürünü esas alarak davranır ve gereken işlemleri uygular. 

Gizlilik ve tarafsızlık prosedürünü imzalayan her işletme-müşteri arasında etik normlara, adalete dayalı bir güven bağı oluşur ve her iki taraf da gizlilik ve tarafsızlık prosedürüne sadık kalacağını taahhüt eder.

Konuyla ilgili dokümana aşağıdaki bağlantıya tıklayarak ulaşabilirsiniz;
https://suswise.com/discover/documents/gizlilik-ve-tarafsizlik-proseduru-ve-ekleri-554649