x
5S İş Yeri Organizasyonu
5S İş yeri organizasyonu, baş harfleri Japonca "S" ile başlayan beş kelime ile ifade edildiğinden dolayı kısaca 5S olarak anılmaktadır. 5S kaliteli, verimli ve güvenli bir işyeri yaratmak için kullanılan bir metoddur. 5S yaklaşımımız, TPS'in önemli araçlar ve davranış biçimlerinden biridir. Buraya kadarki kısım oldukça kitabi bilgiler olduğunun farkındayım. Öyleyse biraz daha gerçek ile bağını kurarak anlatmaya devam edelim. Düzensizlik; verimsizliği tetikleyen ana unsurlardan biridir. Düzensizlik aynı zamanda tanımlama sorunlarını da beraberinde getirir. Tanımsızlıkta aradığımızda bulamama sorunlarını doğuruyor. Kirlilik ise ne üretirsek üretelim kaliteyi olumsuz etkileyen bir faktör olarak yine masanın üzerindeki bir diğer sorun. Kirlilik, düzensizlik ve tanımsızlık pek çok diğer faktör ile birlikte ister iş yerlerinde isterse sosyal hayatta süreçleri olumsuz etkileyerek iş sonuçlarına olumsuzluklar olarak yansımaktadır.
5S; “düzensiz bir alanda verimli bir iş süreci çıkar mı, kirli bir mutfakta yüksek kalite bir yemek yapılabilir mi, tanımsız bir depo da aradığımız ürünleri hızlı şekilde bulabilir miyiz, kuralsız bir alanda ergonomi açısından kişileri ve sağlıklarını garanti altına alabilir miyiz, risklerin bulunduğu bir alanda iş güvenliğini sağlamak mümkün mü?” türünden soruları ortadan kaldırmasa bile bunların kaldırılacağı çalışmalara zemin hazırlaması bakımından oldukça önemli bir yere sahiptir. Burada akla bazı karşıt yorumlar gelebilir. Kişisel olarak bununla sıkça karşılaşmaktayız. ‘’Ben aradığım her şeyi bulabiliyorum.’’, ‘’Ortada bir sorun olduğunu düşünmüyorum.’’ ‘’Bu işin doğası gereği kirlilik ve düzensizlik normal.’’ vb. yorumlar ile karşılaşıyoruz. O halde konunun en başına geri dönüp 5S nedir? Sorusunu daha detaylı bir şekilde yanıtlayalım.
1.S: Seiri (Ayıklama)
2.S: Seiton (Düzenleme)
3.S: Seiso (Temizlik)
4.S: Seiketsu (Standartlaştırma)
5.S: Shitsuke (Sürdürülebilirlik)
Adımlarından oluşan bir 5S iş yeri organizasyonu yöntemidir ve bu yöntemden yüksek fayda elde edebilmek için kültür haline getirilebilmesi son derece önemlidir.
5S; fabrikalar, lojistik depoları, atölyeler, laboratuvarlar, üretim alanları, ofisler, arşiv odaları, kimyasal stok alanları ve benzeri tüm alanlarda uygulanabilir, hatta uygulanmalıdır dersek daha doğru olabilir. Çünkü iş hayatında bireysel hareketler ve davranış biçimleri iş süreçlerimizi garanti altına alamaz. İş yerleri kolektif hareketin olduğu yerlerdir. Ortak amaçlar ve bu ortak amaçlara erişmek için de tasarlanmış şekilde ilerletilmesi gereken süreçler vardır. 5S’in öneminin anlaşılması adına basit bir örnek vermek gerekirse vardiyalı çalışılan bir tesiste forkliftin yeri tanımlı değil ise bir sonraki vardiyadaki çalışan forklifti aramak zorunda kalacak ve ortaya bir verimsizlik çıkacaktır. ‘’Forklifti bulurlar’’ gibi bir düşünce doğabilir. Elbette, yeterli zaman verilirse her şey bu zaman içerisinde bulunabilir. Ancak kolektif hareket edilme ihtiyacı olan bir organizasyonda aramak ve bulmak zorunda olacağımız çok şey olduğundan her birini aramak, bulmak gibi eylemlere vakit harcayarak gerçekten katma değerli işlerimizi yapmak yerine israf(muda) olarak tanımladığımız durumlar ortaya çıkacaktır. Burada farklı örneklere de yer vermek gerekir; konu ile ilgili olmayan elektronik posta konu başlıkları, ortak dijital alanlara yerleştirilen ortak kullanılan dosya isimlerindeki standartsızlık, sahada yeri tanımsız olan onlarca nesne, işleri sadece daha da zorlaştırmaktadır. 5S özünde oldukça kolay ve basit bir yaklaşımdır. Ancak uygulama detaylarına girdiğinizde son derece detaylı ve çok farklı alanlara etkisini görebiliriz.
5S; daha güvenli çalışma ortamları oluşturmanın, daha ergonomik çalışma ortamlarının sağlanmasının, daha verimli iş süreçleri yaratmanın, daha kaliteli ürünler ve hizmetler üretmenin ön koşuludur. Stabilizasyonun sağlanamadığı ortamlarda sürekli beklenmedik sorunların ve problemlerin çıkması olasıdır. Bu problemler; zaman kayıpları, iş güvenliği riskleri, ergonomi problemleri, düzensizlik kaynaklı verimsizlikleri, mutsuz çalışanlar, kirlilik kaynaklı kalite sorunları, fire kaynaklı maliyet artışları, fazla stoklar ve gereksiz ürünler, düşük verimlilik, stresli iş yeri vb. olarak sıralanabilir. 5S’te ana amaç bu sorunların oluşmasının engellenmesidir.
5S adımları ve bu adımlardaki amaçları şunlardır;
Ayıklama Adımı: Gerekli ile gereksiz nesnelerin birbirinden ayrıldığı, gereksizlerin ise alandan uzaklaştırıldığı adımdır. Ayıklama işlemleri için genellikle kırmızı kart stratejisi kullanılır. Kırmızı kart, gereksiz nesneleri tanımlamak için kullanılan bir tanımlama kartıdır. Bu kartın üzerinde ayıklamayı yapan tarih, nesnenin tespit edildiği alan, ayıklama nedeni vb. bilgiler bulunur. Ayıklanan nesneler belirlenmiş bir alana kaldırılır ve burada ayıklama kararları verilir. Ayıklanan kimi nesneler diğer alanlar için kullanılabilir. 5S’in ilk adımlarından olan ayıklama karar sürecine ilgili bölüm sorumluların katılmaları bu bakımdan önemlidir. Ayrıca kimi nesneler vergisel anlamda aktif demirbaş olabilirler. Bu durumda vergisel sorunlar yaşamamak için bu tarz nesnelerin sahadan uzaklaştırılması sürecinden muhasebe departmanlarının bilgisi dahilinde hareket etmek gerekmektedir.
Düzenleme Adımı: Düzenleme adımında sahadaki tüm belirsizlikleri ortadan kaldırmak ana amaçtır. Her şeyin bir yeri olmalı, o yerde tanımlı olmalıdır.
- Belirlenmiş alanlar oluşturulur > En uygun, kolay, hızlı yerleşim hedeflenir.
- Belirlenmiş adresler oluşturulur > Zaman kaybetmeden kolayca bulmak ve ulaşmak hedeflenir.
- Belirlenmiş miktarlar tasarlanır > İhtiyaç durumunda eksik malzeme durumu veya fazla stok oluşmaması hedeflenir.
- Belirlenmiş renkler ile tanımlanır > Kolay anlaşılabilirlik sağlanabilmesi hedeflenir.
- Belirlenmiş güzergahlar oluşturulur > İşletme içi trafik güvenliğini tesis etmek ve gerekli durumlarda hızlı tahliyeyi sağlayabilmek hedeflenir.
Temizlik Adımı: Temizlik adımı düşünüldüğü gibi sadece temizlik faaliyetlerinin gerçekleştirildiği bir adım değildir. Ana amaç temizlik ihtiyacının ortadan kaldırılmasıdır. Bu amaç doğrultusunda izlenmesi gereken yollar;
- Ana amacımız kirlilik kaynaklarını tespit edip yok etmektir.
- Yok edemediklerimizi kontrol altına almak ve yayılımını engellemektir.
- Kontrol altına alamadıklarımızı temizlenmesi kolay hale getirmektir.
Temizlik adımın da kirlilik kaynakları ve ulaşılması güç bölgelerin tespit edilmesi için hata kartı yöntemi kullanılır. Tespit edilen kirlilik kaynaklarının bir kısmının ortadan kaldırılması ancak detaylı analiz ve kaizen çalışması ile mümkün olabilir.
Standartlaştırma Adımı: İlk 3 5S adımındaki kazanımların kalıcı olabilmesi ve faaliyet için geliştirilmiş standartların dokümante edildiği adımdır. Bu dokümantasyon görsel olarak ve detaylı biçimde oluşturulur. Ana amaç işletme genelinde veya grup şirketler için diğer lokasyonlarda farklı uygulamaların oluşmaması için standartların görünür hale getirilmesidir. Eş zamanlı olarak işletme içi 5S devriyeleri başlatılarak faaliyetin canlı şekilde kalması amaçlanır. 5S devriyelerinde farklı rotalar üzerinde belirlenmiş katılımcılar ile sahada 5S uygunsuzlukları tespit edilmeye çalışılır. Tespit edilen uygunsuzluklar görsel olarak raporlanır. Bu raporla birlikte ilgili tüm uygunsuzluklar için aksiyon açılarak ortadan kaldırılması için faaliyetler gerçekleştirilir.
Sürdürülebilirlik Adımı: 5S faaliyetlerinin organizasyonun davranış biçimi haline getirilmesi için bir dizi çalışma gerçekleştirilir. Bu çalışmaların bir kısmı farkındalık arttırıcı çalışmalardır. Diğer kısmı ise faaliyet sistematiğini geliştirmeye yönelik çalışmalardır. Bu faaliyetlerden bazılarını listelersek;
- 5S Denetimleri,
- 5S Farkındalık eğitimleri,
- 5S Kampanyaları,
- 5S Denetim sonuçlarının performans yönetim sistemine entegre edilmesi,
*Başarılı bölgelerin ödüllendirilmesi vb.
5S faaliyetlerini kültür haline getirmede maalesef birçok organizasyon başarılı olamamaktadır. Bunun birçok nedeni olmakla birlikte yöntemin sadece kozmetik kısmına odaklanıp diğer boyutlardaki çok önemli noktaların ıskalanmaması oldukça önemlidir. 5S faaliyetlerine efor sarf ederken aşağıdaki soruları sormayı ihmal etmemek gerekir.
- Kaç iş güvenliği riskini ortadan kaldırdık?
- Kaç ergonomi problemini çözerek işleri kolaylaştırdık?
- Stok yönetimine ne kadar katkı sağladık?
- Gereksiz nesneleri alandan çıkartarak ne kadar alan kazandık?
- Gereksiz hareket ve aramaları ne kadar azaltabildik? Bundan en kadar fayda elde edebildik?
- Kaç kirlilik kaynağını ve ulaşılması güç bölge sorununu çözerek ne kadarlık temizleme ihtiyacını ortadan kaldırabildik?
- Kültür haline getirebilmek için yönetenler olarak doğru eforu sarf ettik mi? Örnek olduk mu? Ana işlerimizi daha mükemmel yapmanın bir yöntemi olarak 5S i doğru biçimde tanıttık mı?
5S Uygulamaları ile ilgili dokümana aşağıdaki bağlantıya tıklayarak ulaşabilirsiniz;
Hazırlayan
Ümit Hız, TPS Consultant